No te busques problemas legales y mejor pon en marcha las mejores prácticas para garantizar la privacidad de los datos personales que tus empleados te han confiado y continúa fortaleciendo tu relación con ellos.
Queda claro que en los últimos años las empresas han logrado agilizar sus tareas usando plataformas especializadas en la gestión de procesos administrativos incluyendo las etapas de contratación de nuevo personal y la recepción de documentos personales físicos y digitales.
La presentación de información personal a través de documentos oficiales ha sido un requisito durante mucho tiempo que toda empresa solicita a sus candidatos durante una entrevista de trabajo. Sin embargo, existen muchas empresas que carecen de un eficiente proceso y por tal razón a continuación te explicaremos cómo tú puedes garantizarlo en tu empresa.
¿Qué es el tratamiento confidencial de los datos personales?
De forma sencilla, en México de acuerdo con la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (LGPDPPSO), es un proceso laboral en el que las empresas se comprometen a recibir, guardar y proteger de cualquier uso no autorizado los documentos de los empleados, de lo contrario, se podría incurrir un delito por omisión de responsabilidades.
Estos documentos son requeridos para conocer aspectos específicos de los empleados y para hacer vinculaciones administrativas como el pago de nómina. Generalmente, estas indicaciones se deben informar mediante un contrato de confidencialidad al momento de entregar los documentos o al firmar el contrato laboral con el área responsable de la empresa, que por lo regular suele ser el departamento de Recursos Humanos.
Entonces de ahora en adelante cuando solicites documentación a tus empleados, deberás tener una política actualizada para garantizar su seguridad y si en algún momento necesitas hacer otro tipo de empleo de los datos personales, deberás informarle al dueño de dicha información para evitar cualquier tipo de incidente.
¿Cómo llevar un correcto tratamiento de los datos personales?
Si ya cuentas con una política de protección de los datos, a continuación, te recomendaremos cinco consejos para que no tengas problemas ni con tus empleados ni con la ley.
- Mantener actualizada la política del tratamiento de datos personales.
- Solicitar información personal teniendo el consentimiento de los titulares.
- Guardar la documentación en una plataforma segura con sistema de encriptación.
- Restringir el acceso a la base de los datos personales.
- Revisar las actualizaciones de las legislaciones en materia de protección de datos.
¡Ahora que ya conoces qué es el tratamiento de los datos personales, adquiere nuestra plataforma de gestión empresarial File Online y comprueba lo fácil que es gestionar y resguardar los datos personales de tus empleados!
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