Cuando tu empresa está en la búsqueda de nuevos colaboradores, la creación y la gestión de expedientes de los candidatos se convierte en una gran responsabilidad para tu equipo de recursos humanos. El mantener esta información completa y actualizada en un mismo lugar, te permitirá analizar los mejores perfiles que necesita tu empresa.
¿Qué es un expediente electrónico?
Un expediente electrónico es una serie de documentos que contienen cualquier tipo de información que generalmente pertenecen a un proceso administrativo. El ejemplo más común de estos documentos es aquellos que contienen información relevante sobre la trayectoria laboral de tus empleados.
Este tipo de documentos te permiten conocer datos básicos de los empleados, como, por ejemplo, nombre completo, edad, dirección, estado civil, área de trabajo, sueldo, fecha de ingreso, actas administrativas, etc. Este control de datos también puede servir para generar una base de datos de tus empleados y mantenerlos archivados digitalmente para usarlos como estadísticas de rotación de personal o ante un evento legal.
Actualmente, los expedientes electrónicos se han convertido en documentos importantes para muchas empresas gracias a que permiten el fácil acceso a su contenido desde cualquier lugar y con disponibilidad en todo momento.
Hay que destacar, que los expedientes electrónicos son archivos que pueden almacenar imágenes, texto, vídeos, facturas y audios, favoreciendo en el ahorro de espacio físico en las diversas oficinas de tu empresa.
Ventajas que tienen los expedientes electrónicos
Accesibilidad
Estos archivos al estar creados en un formato digital se pueden consultar a través de cualquier computadora con acceso a internet, facilitando su acceso 24/7.
Actualizaciones inmediatas
El sitio de almacenaje de estos documentos generalmente se hace en la nube, por lo que cualquier modificación que hagas dentro del documento, estos se aplicarán en automático y se quedarán guardados de forma segura.
Clasificación
La clasificación de la información mediante categorías o palabras clave es una de las potentes ventajas de estos expedientes digitales incluyen, favoreciendo la rápida identificación de lo que buscas.
Integración de otras herramientas
Otra estupenda ventaja de estos documentos digitales, es que te permiten integrar otros programas de gestión empresarial como los ERP ayudándote a reunir toda la información en un solo lugar, evitándote duplicados y trabajo adicional.
Si aún no cuentas con un sistema de administración de personal inteligente y quieres implementar uno en tu empresa, contacta con Data Voice y obtén File Online, una plataforma empresarial que te facilita el acceso a la información en cualquier momento a través de expedientes electrónicos de cada uno de tus candidatos, así como la rápida carga de documentos en el sistema.
¿Cómo lo hace?
La generación de expedientes electrónicos de File Online te permite solucionar las siguientes necesidades:
- Administración. Da de alta al personal y controla las incidencias.
- Candidato seleccionado. Sube al sistema toda la documentación del candidato.
- Mesa de validación. Válida la veracidad de los documentos subidos.
- Carga evidencias como capacitaciones, certificaciones y evaluaciones.
- Operaciones. Resguarda actas administrativas, reconocimientos, etc.
- Relaciones laborales. Se genera un acceso completo a todos los expedientes.
¡Ponte en contacto con nuestra área comercial y facilita la gestión de tus expedientes con File Online!
Más artículos
Artículos relacionados
